NASTROJENIE

Polityka prywatności i plików cookies Nastrojenie

Zasady przetwarzania danych na stronie, w systemie rezerwacji i podczas świadczenia usług

Obowiązuje od: 01.09.2026

1. Administrator danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych jest Aleksandra Rutkowska, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Aleksandra Rutkowska Gabinet Psychologiczny, NIP: 5791535199, adres działalności: ul. Leśna 18, Krobia, 87-162 Lubicz, dalej „Administrator”.

2. Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych jest możliwy:

• e-mailowo: kontakt@nastrojenie.pl,

• telefonicznie: +48 605 253 852,

3. Polityka dotyczy danych przetwarzanych w związku z:

• korzystaniem ze stron nastrojenie.pl i nastrojenie.com,

• kontaktem z Administratorem,

• rezerwacją, opłacaniem i realizacją spotkań,

• korzystaniem z psychoterapii online i stacjonarnej,

• odwiedzaniem profili Nastrojenie w mediach społecznościowych.

4. W Polityce określenie „Klient” oznacza osobę rezerwującą spotkanie lub korzystającą z usług Administratora.

2. Jakie dane mogą być przetwarzane

1. Dane identyfikacyjne i kontaktowe, w szczególności imię, nazwisko, adres e-mail i numer telefonu.

2. Dane dotyczące rezerwacji, w tym wybrany termin, rodzaj spotkania, forma spotkania oraz status rezerwacji.

3. Dane dotyczące płatności, w tym kwotę, datę i status płatności. Przy przelewie bankowym Administrator może otrzymać również imię i nazwisko lub nazwę płatnika, numer jego rachunku oraz tytuł przelewu. Przy płatności kartą Administrator nie otrzymuje pełnych danych karty ani kodu PIN.

4. Dane niezbędne do wystawienia dokumentu sprzedaży, w szczególności adres, nazwa firmy i NIP, jeżeli Klient poprosi o wystawienie faktury.

5. Dane zawarte w korespondencji prowadzonej z Administratorem.

6. Dane techniczne związane z korzystaniem ze strony, takie jak adres IP, rodzaj urządzenia i przeglądarki, system operacyjny, czas odwiedzin, adres odwiedzonej podstrony oraz informacje o błędach technicznych.

7. Informacje przekazane podczas konsultacji lub psychoterapii, w tym – jeżeli jest to konieczne – dane dotyczące zdrowia i sytuacji życiowej.

8. Dane związane z aktywnością na profilach Nastrojenie w mediach społecznościowych, w szczególności nazwa profilu, komentarze, wiadomości, reakcje i inne informacje dobrowolnie udostępnione przez użytkownika.

3. Minimalizacja danych

1. Administrator zbiera wyłącznie dane niezbędne do realizacji określonych celów.

2. W formularzu rezerwacji nie należy podawać informacji o stanie zdrowia, rozpoznaniu, przyjmowanych lekach ani szczegółowego opisu trudności będących powodem zgłoszenia.

3. Informacje dotyczące zdrowia lub sytuacji osobistej powinny być przekazywane bezpośrednio podczas poufnego spotkania z psychoterapeutką, a nie w formularzu rezerwacji, wiadomości w mediach społecznościowych ani przez nieszyfrowane kanały komunikacji.

4. W tytule przelewu nie należy podawać informacji o stanie zdrowia, rozpoznaniu ani przyczynie korzystania z psychoterapii.

4. Cele i podstawy przetwarzania danych

4.1. Obsługa pytań i kontaktu

1. Dane podane w wiadomości e-mail, rozmowie telefonicznej lub formularzu kontaktowym są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji.

2. Podstawą przetwarzania jest podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy lub prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze korespondencji – art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO.

4.2. Rezerwacja i realizacja spotkania

1. Dane są przetwarzane w celu:

• przyjęcia i potwierdzenia rezerwacji,

• przesłania informacji organizacyjnych i przypomnień,

• zmiany lub odwołania terminu,

• przeprowadzenia spotkania online albo stacjonarnie,

• rozliczenia usługi.

2. Podstawą przetwarzania jest wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

4.3. Płatności i dokumenty księgowe

1. Dane dotyczące płatności oraz dane wymagane do wystawienia dokumentów sprzedaży są przetwarzane w celu rozliczenia usługi oraz wykonania obowiązków podatkowych i rachunkowych. Za sesję online Klient płaci po spotkaniu przelewem na rachunek 66 1160 2202 0000 0006 8051 8539, a za sesję stacjonarną — po spotkaniu na miejscu kartą albo gotówką.

2. Podstawą przetwarzania jest wykonanie umowy oraz obowiązek prawny ciążący na Administratorze – art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO.

4.4. Psychoterapia i dane dotyczące zdrowia

1. Dane szczególnej kategorii, w tym dane dotyczące zdrowia, mogą być przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do prowadzenia psychoterapii, zapewnienia ciągłości pomocy oraz ochrony żywotnych interesów Klienta lub innej osoby.

2. Podstawą przetwarzania jest art. 9 ust. 2 lit. h RODO – przetwarzanie niezbędne do zapewnienia opieki lub pomocy związanej ze zdrowiem, z zachowaniem obowiązku poufności. W sytuacjach nagłych zastosowanie może mieć również art. 9 ust. 2 lit. c RODO – ochrona żywotnych interesów.

3. Jeżeli dla określonego rodzaju przetwarzania wymagana będzie wyraźna zgoda, Klient zostanie o nią poproszony oddzielnie.

4.5. Reklamacje i dochodzenie roszczeń

1. Dane mogą być przetwarzane w celu rozpatrywania reklamacji, ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

2. Podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4.6. Bezpieczeństwo i administracja strony

1. Dane techniczne i logi serwera mogą być przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa, wykrywania nadużyć, usuwania błędów oraz prawidłowego działania strony.

2. Podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4.7. Analityka i pomiar skuteczności reklam

1. Jeżeli na stronie zostaną uruchomione narzędzia analityczne lub marketingowe, dane będą przetwarzane w celu:

• tworzenia statystyk korzystania ze strony,

• mierzenia skuteczności kampanii,

• ustalania źródła wejścia na stronę,

• ograniczania liczby wyświetleń tych samych reklam.

2. Narzędzia te będą uruchamiane dopiero po uzyskaniu zgody użytkownika. Podstawą przetwarzania będzie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

3. Zgoda jest dobrowolna i może zostać wycofana w dowolnym momencie w ustawieniach cookies, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

4. Administrator nie wykorzystuje danych dotyczących zdrowia ani treści przekazywanych podczas terapii do celów reklamowych.

5. Zencal i proces rezerwacji

1. Rezerwacje są obsługiwane za pomocą platformy Zencal prowadzonej przez Zencal sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Mogilskiej 65, 31-545 Kraków. Zencal służy wyłącznie do rezerwacji terminu i nie przekierowuje Klienta do płatności.

2. W zakresie danych osób rezerwujących spotkanie Administratorem jest Aleksandra Rutkowska Gabinet Psychologiczny, a Zencal działa jako podmiot przetwarzający dane na zlecenie Administratora.

3. Zencal może jednocześnie przetwarzać określone dane techniczne jako odrębny administrator, w szczególności w związku z bezpieczeństwem platformy i stosowaniem własnych plików cookies.

4. Szczegółowe informacje o zasadach przetwarzania danych przez Zencal znajdują się w polityce prywatności Zencal.

5. Osoba dokonująca rezerwacji nie musi zakładać konta w Zencal.

6. Sposoby płatności i odbiorcy danych transakcyjnych

1. Za sesję online Klient płaci po spotkaniu przelewem na rachunek bankowy Administratora: 66 1160 2202 0000 0006 8051 8539.

2. Za sesję stacjonarną Klient płaci po spotkaniu na miejscu kartą płatniczą albo gotówką.

3. Bank prowadzący rachunek oraz dostawca terminala płatniczego mogą działać jako odrębni administratorzy danych w zakresie niezbędnym do realizacji transakcji, przeciwdziałania oszustwom i wykonania obowiązków prawnych.

4. Przy płatności gotówką dane transakcyjne nie są przekazywane zewnętrznemu dostawcy usług płatniczych. Administrator przetwarza jedynie informacje potrzebne do potwierdzenia i rozliczenia zapłaty.

5. Szczegółowe zasady przetwarzania danych przez bank i dostawcę terminala płatniczego określają polityki prywatności tych podmiotów.

7. Odbiorcy danych

1. Dane mogą być przekazywane wyłącznie w niezbędnym zakresie:

• Zencal jako dostawcy systemu rezerwacji,

• bankowi prowadzącemu rachunek oraz dostawcy terminala płatniczego — odpowiednio przy przelewie lub płatności kartą,

• dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, systemów informatycznych i narzędzi do spotkań online,

• podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne lub informatyczne,

• dostawcom narzędzi analitycznych i reklamowych – wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody,

• organom publicznym, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

2. Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora mogą wykorzystywać je wyłącznie zgodnie z zawartymi umowami i poleceniami Administratora.

8. Media społecznościowe

1. Nastrojenie prowadzi profile na Facebooku i Instagramie.

2. W przypadku odwiedzania profili lub kontaktowania się za ich pośrednictwem dane są przetwarzane zgodnie z zasadami danej platformy.

3. W określonym zakresie Administrator oraz Meta Platforms Ireland Limited mogą działać jako niezależni albo współadministratorzy danych.

4. Ze względu na charakter mediów społecznościowych nie należy przesyłać za ich pośrednictwem informacji o stanie zdrowia ani szczegółów dotyczących terapii.

5. Kontakt w sprawach dotyczących rezerwacji i terapii powinien odbywać się za pośrednictwem adresu e-mail kontakt@nastrojenie.pl lub pod numerem telefonu +48 605 253 852.

9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Niektórzy dostawcy technologii, w szczególności dostawcy mediów społecznościowych, usług komunikacyjnych lub analitycznych, mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

2. W takim przypadku przekazanie danych następuje na podstawie mechanizmów przewidzianych przez RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych.

3. Informację o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

10. Okres przechowywania danych

1. Dane dotyczące rezerwacji i realizacji usług będą przechowywane przez czas trwania współpracy, a następnie do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

2. Dane księgowe i podatkowe będą przechowywane przez okres wymagany obowiązującymi przepisami, co do zasady przez 5 lat, licząc od końca właściwego okresu rozliczeniowego.

3. Zwykła korespondencja, która nie doprowadziła do rozpoczęcia współpracy, będzie przechowywana nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że wcześniejsze usunięcie danych będzie uzasadnione.

4. Jeżeli dokumentacja związana z psychoterapią stanowi dokumentację medyczną, będzie przechowywana przez okres wymagany przepisami dotyczącymi takiej dokumentacji. Inne notatki związane z procesem terapeutycznym będą przechowywane tylko tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji celu, zachowania ciągłości pomocy i ochrony praw stron.

5. Dane przetwarzane na podstawie zgody będą przechowywane do czasu jej wycofania lub ustania celu przetwarzania.

6. Logi techniczne będą przechowywane przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa strony, nie dłużej niż 12 miesięcy, chyba że konkretny zapis jest potrzebny do wyjaśnienia incydentu.

7. Dane mogą być przechowywane dłużej, jeżeli wymaga tego prawo lub są potrzebne do ustalenia, dochodzenia albo obrony przed roszczeniami.

11. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać:

• prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii,

• prawo sprostowania danych,

• prawo usunięcia danych,

• prawo ograniczenia przetwarzania,

• prawo przenoszenia danych,

• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,

• prawo wycofania zgody w dowolnym momencie,

• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

2. Prawa te mogą podlegać ograniczeniom wynikającym z przepisów prawa, w szczególności obowiązków związanych z dokumentacją, rachunkowością, podatkami oraz ochroną roszczeń.

3. W celu realizacji swoich praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem kontakt@nastrojenie.pl.

12. Dobrowolność podania danych

1. Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane są niezbędne do dokonania rezerwacji lub zawarcia umowy. Dane związane z płatnością są przetwarzane dopiero przy przelewie bankowym albo płatności kartą; płatność gotówką nie wymaga przekazania danych zewnętrznemu dostawcy usług płatniczych.

2. Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić zarezerwowanie albo przeprowadzenie spotkania.

3. Wyrażenie zgody na analityczne lub marketingowe pliki cookies nie jest konieczne do korzystania z podstawowych funkcji strony ani do umówienia wizyty.

13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

1. Dane nie są wykorzystywane do podejmowania wobec Klienta decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany.

2. Jeżeli uruchomione zostaną narzędzia reklamowe, mogą one dokonywać ograniczonego profilowania w celu pomiaru skuteczności reklam. Takie działanie nastąpi wyłącznie po uzyskaniu zgody i nie będzie wykorzystywać informacji przekazanych podczas terapii.

14. Pliki cookies

1. Strona może wykorzystywać pliki cookies i podobne technologie.

2. Cookies mogą należeć do następujących kategorii:

• niezbędne – potrzebne do działania, bezpieczeństwa i obsługi podstawowych funkcji strony;

• funkcjonalne – pozwalające zapamiętać określone ustawienia;

• analityczne – służące do tworzenia statystyk korzystania ze strony;

• marketingowe – służące do pomiaru kampanii i dopasowania reklam.

3. Niezbędne cookies mogą być stosowane bez odrębnej zgody, ponieważ są konieczne do prawidłowego działania strony lub realizacji usługi żądanej przez użytkownika.

4. Cookies funkcjonalne, analityczne i marketingowe będą uruchamiane po uzyskaniu zgody, jeśli zgodnie z prawem taka zgoda jest wymagana.

5. Użytkownik powinien mieć możliwość:

• zaakceptowania wszystkich opcjonalnych cookies,

• odrzucenia wszystkich opcjonalnych cookies,

• dokonania wyboru według kategorii,

• późniejszej zmiany albo wycofania zgody.

6. Wycofanie zgody powinno być możliwe za pomocą odnośnika „Ustawienia cookies” dostępnego na stronie.

7. Szczegółowa lista stosowanych plików cookies, ich dostawców, celów i czasu działania będzie dostępna w panelu ustawień cookies.

8. Ograniczenie niezbędnych cookies za pomocą ustawień przeglądarki może spowodować nieprawidłowe działanie strony lub kalendarza rezerwacji.

15. Bezpieczeństwo danych

1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych, uwzględniające ich zakres, charakter oraz ryzyko związane z przetwarzaniem.

2. Dostęp do danych jest ograniczony do osób i podmiotów, dla których jest on niezbędny. Dane dotyczące zdrowia nie są wykorzystywane do targetowania reklam ani przekazywane dostawcom narzędzi reklamowych.

16. Zmiany polityki

1. Polityka może być aktualizowana w przypadku zmiany przepisów, sposobu świadczenia usług albo używanych narzędzi.

2. Aktualna wersja polityki będzie zawsze dostępna na stronie nastrojenie.pl.

3. Zmiana polityki nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wprowadzeniem.